5 consejos para llevar el control de gastos de una empresa
Tener claro cuánto y en qué se gasta el dinero de una empresa es importante para mantener su rentabilidad y competitividad.
Toda empresa exitosa está basada en la óptima gestión de sus recursos, y en esto la administración de viáticos, el control de consumo de gasolina y el manejo de caja chica juegan un papel esencial.
Estos tres rubros de gastos son susceptibles de sufrir descontroles; por ejemplo, una fuga de fondos tipo “hormigaâ€, que podrían repercutir negativamente en los resultados generales de tu negocio.
Más que control, optimización
Sin embargo, debes ser cuidadoso al ejercer ese control, porque puede ser difícil distinguir entre los gastos empresariales que son esenciales para la operación de la organización y los que son redundantes o innecesarios.
Lo que debes buscar es la optimización en el uso de tus recursos con el fin de mejorar las oportunidades de competitividad y crecimiento de tu empresa, para evitar que algún empleado deshonesto pueda desviar fondos indebidamente, por pequeñas que sean las cantidades.
¿Cómo hacerlo?
Esta gestión eficiente la lograrás implementando una política de gastos empresariales que sea conocida por toda la organización y un sistema que le dé seguimiento puntual. Para ello, sigue estos pasos:
- Analiza en qué se gasta, con qué propósito y en qué cantidades para que puedas diferenciar los gastos justificados de los innecesarios.
- Revisa las funciones de tus empleados para que asignes presupuestos acordes a sus actividades y haz lo mismo con cada área de la empresa.
- Define tu política de gastos y hazla conocer a todo el personal para que sepan qué tienen autorizado pagar, cuál es el límite del gasto y el tipo de documentación comprobatoria que deben presentar.
- Introduce un sistema automatizado que lleve un registro de los montos asignados, la supervisión de los conceptos en que se gasta, el monitoreo de los establecimientos donde se paga, la comprobación de la validez de los documentos que justifican los gastos, y la gestión y tramitación fiscal de los mismos.
Herramientas para manejar la contabilidad de tu empresa
Llevar la contabilidad de una empresa es tan importante como el negocio en sí. Las nuevas tecnologías permiten que este trabajo sea menos tedioso más exacto y sencillo, eliminando riesgos de equivocación o trapapelamiento de documentos importantes.
Por tal razón, queremos ofrecerte algunas herramientas para manejar la contabilidad de tu negocio efectivamente:
Cashflow: es un sistema de contabilidad dominicano, que te ayuda con la facturación, los impuestos, control de gastos y además, ayuda a priorizar mejor los egresos de tu negocio, automatizando tareas contables. al obtener el paquete impulsa, tendrás muchos más beneficios.
Monica: es muy fácil de manejar y adaptable a prácticamente cualquier empresa. Ideal para los negocios que comercializan productos de cualquier índole. Tiene la virtud de que se mantiene actualizado con el sistema de impuestos del país.
AccountingLive: excelente para realizar tu contabilidad en línea, además de órdenes de compra, cobros, cotizaciones y mucho más. No se necesita ser experto en contabilidad para utilizarlo, ya que es un sistema sencillo y muy seguro, ya que la información queda protegida en la nube.
Sage Conta Plus: no es necesario tener amplios conocimientos de contabilidad para utilizarlo. Permite realizar compras y ventas, y estar al día con los fondos de la empresa, así como también gestionar los impuestos.
¿Cómo realizar una autorevisión de los estados financieros a 31 de diciembre de 2012?
De acuerdo con lo comentado en nuestro artículo anterior, la administración de la Compañía, es la responsable de la preparación y la adecuada presentación de los estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y la responsabilidad del auditor es expresar una opinión sobre los estados financieros con base en su auditoría.
Objetivos de un sistema de control de inventario
Toda PYME que trabaje con productos debe realizarle un inventario cada cierto tiempo a su almacén, para de esta manera verificar como está la circulación y el almacenamiento de sus mercancías.
Para optimizar el control de inventario de una empresa es recomendable instalar un sistema tecnológico que ayude a tener clara las fechas de entrega, así como también cuando un producto se está agotando o le está llegando su fecha de vencimiento.
Compartimos contigo cuales deben ser los objetivos de tu sistema de control de inventario.
Lo primero es que debes evitar a toda costa el desabastecimiento. Es muy desagradable que un cliente te visite y no tengas disponible los productos que necesite, además de que perderás una venta tendrás un cliente desencantado de tu negocio. Por eso, instala un sistema de reposición, que te ayude a llevar este control.
Es importante que no hagas inventarios en excesos. Este proceso conlleva utilizar espacios extra, tal vez el mismo que se utiliza para las ventas, ocuparle tiempo a los empleados y sobre todo costo. Y para esto lo recomendable es que instales un sistemajus-in-time que te permita realizarlo solo cuando sea necesario.
Aportación del Contador Público en la creación y protección de valor en las PYMES
En la actualidad, las PYMES representan un porcentaje importante en las economías mundiales, sin lugar a duda, una gran oportunidad para los Contadores Públicos hacia la creación y protección de valor en estas organizaciones y por causa efecto…crecer profesionalmente. A continuación presentamos un artículo muy interesante relacionado con este tema:
Estados financieros. Revisión
Durante mucho tiempo ha prevalecido el concepto de auditoría para los trabajos que desempeña el Contador Público, un concepto que se ha vuelto genérico para muchos trabajos. Normalmente, quienes requieren a un Contador Público independiente algún trabajo de revisión sobre determinado asunto se refieren a trabajos de auditoría y requieren una auditoría para gastos, una de pago de regalías, una para fraude, una de ingresos, una de nóminas y de un contrato, entre otras.
Estados financieros fraudulentos
El fraude en los estados financieros consiste en la publicación intencionada de información falsa en cualquier parte de un estado financiero.
Diferencias entre fraude y error según las Normas Internacionales de Auditoría:
- Los errores no son intencionales.
- El fraude es intencional.
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