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Características básicas a buscar en el responsable de contabilidad

Con cierta frecuencia, empresarios de pequeñas y medianas empresas, sobre todo en etapas iniciales, asumen dentro de las tareas administrativas la contabilidad. Sin embargo, se trata de una posición bastante delicada ya que el no desempeñarla de forma efectiva se traduce en errores como la pérdida o desorganización de recibos, faltas en los registros de los gastos, errores en los balances de la empresa, desinformación o ignorancia sobre procedimientos legales o cambios en las normas.

El hacernos de un profesional de la contabilidad, bien sea como parte del personal de planta o como una contratación externa garantiza la tranquilidad tanto legal como financiera, ya que este debe encargarse no solo del registro de los libros contables, de la rectitud de los datos, de la actualización de las normas. El perfil de estos profesionales suele prejuiciarse como mecánico y frío, sin embargo, un contable debe tener los ojos bien abiertos para las incidencias, actualizaciones y mejoras del sector. Entre las cualidades ideales para un contable deben mencionarse:

  1. Conocimiento/interés por las labores de la empresa: Al momento de seleccionar un profesional del área de contabilidad independientemente de que sea un empleado a largo plazo o no, este debe saber ya sea por indagación propia como por comunicados de la empresa, la naturaleza de la misma, el flujo económico y las diferentes actividades que realiza. Es ideal también si domina otras áreas del conocimiento de modo que tenga un panorama más amplio de su trabajo.

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Herramientas para manejar la contabilidad de tu empresa

Llevar la contabilidad de una empresa es tan importante como el negocio en sí. Las nuevas tecnologías permiten que este trabajo sea menos tedioso más exacto y sencillo, eliminando riesgos de equivocación o trapapelamiento de documentos importantes.

Por tal razón, queremos ofrecerte algunas herramientas para manejar la contabilidad de tu negocio efectivamente:

Cashflow: es un sistema de contabilidad dominicano, que te ayuda con la facturación, los impuestos, control de gastos y además, ayuda a priorizar mejor los egresos de tu negocio, automatizando tareas contables. al obtener el paquete impulsa, tendrás muchos más beneficios.

Monica: es muy fácil de manejar y adaptable a prácticamente cualquier empresa. Ideal para los negocios que comercializan productos de cualquier índole. Tiene la virtud de que se mantiene actualizado con el sistema de impuestos del país.

AccountingLive: excelente para realizar tu contabilidad en línea, además de órdenes de compra, cobros, cotizaciones y mucho más. No se necesita ser experto en contabilidad para utilizarlo, ya que es un sistema sencillo y muy seguro, ya que la información queda protegida en la nube.

Sage Conta Plus: no es necesario tener amplios conocimientos de contabilidad para utilizarlo. Permite realizar compras y ventas, y estar al día con los fondos de la empresa, así como también gestionar los impuestos.

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Cómo saber si lo que gastas en tu contabilidad vale la pena

Recibir el retorno financiero de la inversión que has hecho en tu empresa es síntoma de sanidad. Aunque no seas contable debes tener control de los resultados esperados y supervisar constantemente los movimientos financieros.

Estar al pendiente de tu negocio puede ayudarte a determinar si hay errores en los registros contables, así como en las declaraciones de impuestos. Recuerda que mientras más grande es tu empresa más compleja es.

Para tener un control de lo que gasta tu contador o tu administrador en tu empresa y de esta manera determinar si vale la pena o no, te sugerimos que realices las siguientes acciones.

-Revisa de manera mensual los estados financieros gerenciales.

-Analiza mensualmente un resumen con los deberes formales del negocio: declaraciones de impuestos, proyecciones fiscales, exposición fiscal, contingencias, etcétera.

-Solicita cada semana un reporte donde se detalle cómo se está manejando el dinero en el flujo de caja, cómo están las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, los inventarios.

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Objetivos de un sistema de control de inventario

Toda PYME que trabaje con productos debe realizarle un inventario cada cierto tiempo a su almacén, para de esta manera verificar como está la circulación y el almacenamiento de sus mercancías.

Para optimizar el control de inventario de una empresa es recomendable instalar un sistema tecnológico que ayude a tener clara las fechas de entrega, así como también cuando un producto se está agotando o le está llegando su fecha de vencimiento.

Compartimos contigo cuales deben ser los objetivos de tu sistema de control de inventario.

Lo primero es que debes evitar a toda costa el desabastecimiento. Es muy desagradable que un cliente te visite y no tengas disponible los productos que necesite, además de que perderás una venta tendrás un cliente desencantado de tu negocio. Por eso, instala un sistema de reposición, que te ayude a llevar este control.

Es importante que no hagas inventarios en excesos. Este proceso conlleva utilizar espacios extra, tal vez el mismo que se utiliza para las ventas, ocuparle tiempo a los empleados y sobre  todo costo. Y para esto lo recomendable es que instales un sistemajus-in-time que te permita realizarlo solo cuando sea necesario.

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5 consejos para llevar el control de gastos de una empresa

Tener claro cuánto y en qué se gasta el dinero de una empresa es importante para mantener su rentabilidad y competitividad.

Toda empresa exitosa está basada en la óptima gestión de sus recursos, y en esto la administración de viáticos, el control de consumo de gasolina y el manejo de caja chica juegan un papel esencial.

Estos tres rubros de gastos son susceptibles de sufrir descontroles; por ejemplo, una fuga de fondos tipo “hormigaâ€, que podrían repercutir negativamente en los resultados generales de tu negocio.

 

Más que control, optimización

Sin embargo, debes ser cuidadoso al ejercer ese control, porque puede ser difícil distinguir entre los gastos empresariales que son esenciales para la operación de la organización y los que son redundantes o innecesarios.

Lo que debes buscar es la optimización en el uso de tus recursos con el fin de mejorar las oportunidades de competitividad y crecimiento de tu empresa, para evitar que algún empleado deshonesto pueda desviar fondos indebidamente, por pequeñas que sean las cantidades.

 

¿Cómo hacerlo?

Esta gestión eficiente la lograrás implementando una política de gastos empresariales que sea conocida por toda la organización y un sistema que le dé seguimiento puntual. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Analiza en qué se gasta, con qué propósito y en qué cantidades para que puedas diferenciar los gastos justificados de los innecesarios.
  2. Revisa las funciones de tus empleados para que asignes presupuestos acordes a sus actividades y haz lo mismo con cada área de la empresa.
  3. Define tu política de gastos y hazla conocer a todo el personal para que sepan qué tienen autorizado pagar, cuál es el límite del gasto y el tipo de documentación comprobatoria que deben presentar.
  4. Introduce un sistema automatizado que lleve un registro de los montos asignados, la supervisión de los conceptos en que se gasta, el monitoreo de los establecimientos donde se paga, la comprobación de la validez de los documentos que justifican los gastos, y la gestión y tramitación fiscal de los mismos. 

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¿Cuáles son los números que importan para tu PYME?

La situación contable de tu empresa debe ser una de las mayores puntos de atención que puedas tener, pues, si no conoces cómo va el funcionamiento de tu negocio, ¿cómo sabrás si es rentable o no? ¿Cómo sabrás las futuras proyecciones en materia de ingresos, pagos de impuestos, compromisos laborales, deudas o pagos a proveedores?

Una forma de conocer el estado de tu PYME es a través de los números, para ello se hace necesario que elabores, junto con tu equipo o asesor contable, un análisis financiero de tu negocio o emprendimiento.

Antes, te aclaramos que un análisis financiero es el conjunto de técnicas que se utilizan para diagnosticar la situación y perspectiva de una empresa. Su fin fundamental es poder tomar decisiones adecuadas que puedan ayudar a una empresa a desarrollarse de forma sostenible y rentable.

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Contabilidad: la confianza en los números

El empresario que conoce los aspectos básicos de la contabilidad puede aumentar las ganancias de su organización, porque tiene la capacidad de exigir la información que necesita a la hora de tomar decisiones oportunas.

Para tener una contabilidad optimizada en tu negocio es necesario que cuentes con un personal calificado y competente que mantenga al día tus registros contables y que ofrezca información oportuna y útil. Esto te permitirá, entre otros beneficios:

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