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La Comunicación y la Información, como componentes del Control Interno

Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales”.

De otra parte, se considera la información como la materia prima de las organizaciones para poder actuar y resulta vital tenerla en cuenta para la toma acertada de decisiones gerenciales.

Comunicación: Al referirnos a la comunicación gerencial, ésta juega un papel primordial en el sistema de control interno de una organización, ya que por si sola presupone la coordinación en la divulgación y la interacción que se ejercerá para transmitir los planes, estrategias, políticas y demás instrucciones y tareas a realizar, a sus clientes tanto internos como externos. 

Veamos una representación lúdica de lo que podría resultar de una indebida comunicación:

 

 

Necesariamente, para que la comunicación sea efectiva, debe estar asociada a mecanismos que garanticen la divulgación ágil y directa hacia los diferentes grupos de interés tanto internos como externos,  a través de los medios de comunicación (radio, televisión, prensa, revistas, Internet, correos electrónicos internos, etc.)

Información: En relación con los sistemas y los medios de información, no son menos importantes como quiera que a través de ellos se soporta y es el insumo para planear y generar acciones de operación y como medio para tomar decisiones de tipo financiero, económico y de servicios.   

 

Es importante identificar la clase de información que se produce y se procesa hacia el interior de las organizaciones. Una información primaria, relacionada con los datos provenientes de los usuarios y clientes y una información secundaria, como resultados de las operaciones financiera, administrativas, y jurídicas de la organización, como son los estados financieros, presupuestos, planes, correspondencia, quejas y reclamos, entre otros; lo anterior, procesado a través de sistemas de información compuesto por recursos tecnológicos y humanos produce el tipo de información que se requiere.

 

No es un secreto como a través del tiempo, las finanzas del estado han sido manejadas improvisadamente, si se tiene en cuenta la información poco confiable que se capturaba y se publicaba a través de estados financieros y presupuestos carentes de datos fidedignos, por lo que la opinión de los organismos de control sobre la información financiera era de abstención, negación o con salvedades, lo cual no garantizaba los resultados y menos la eficiencia, eficacia y economía con el cual se manejaban los recursos.  

 

En la última década la calidad de la información ha mejorado ostensiblemente, proporcionando unos datos con mayor precisión y agilidad, por lo que conviene mantenerse actualizado ante los cambios y avance de la telemática e informática.  

 

Sin duda la tecnología ha contribuido a mejorar y agilizar enormemente la calidad del servicio, pero para el caso que nos ocupa, ha proporcionado controles adicionales y automatizados que bien direccionados proporcionan ventajas como las que a continuación se relacionan:     

 

ü  Videoconferencias.

ü  Capacitación y socialización virtual.

ü  Mayor cobertura de información a los usuarios o clientes.

ü  Mayor divulgación de su imagen y servicios.

ü  Facilidades en la atención y servicio al cliente.

ü  Oportunidad en la consolidación y divulgación de informes oficiales.

ü  Gran cantidad de puntos para pagos y transacciones.

ü  Adopción de un solo lenguaje de comunicación.

ü  Agilidad en los procesos.

ü  Menos riesgo de error por operación manual.

ü  Menos espacio físico en el archivo de documentación e información soporte.

ü  Traslado de información en red de filiales y/o sucursales.

ü  Limitación en la adopción de criterios sujetivos de sus operadores.

ü  Menor desgaste operativo.

ü  Controles inmersos en los procesos.

ü  Controles automáticos.

ü  Reducción de trámites.

ü  Mayor seguridad.  

ü  Validación automática.

ü  Información conocida por los clientes y usuarios. Extractos, historias laborales,    

ü  Procesos estandarizados

ü  Gestión integrada y coordinada de los procesos administrativos y financieros.

ü  Sistema de información único, confiable y actualizado.

ü  Oportunidad en las decisiones

ü  Reducción de tiempos de ciclos de procesos por eliminación de tareas manuales

ü  Reducción  de trámites internos

ü  Manejo de información desde el sistema y no en papel

ü  Registro de la información desde el área fuente.

ü  Centralización del manejo de datos maestros.

ü  Control de los procesos en línea y en tiempo real.

 

 

CUESTIONARIO PARA EVALUAR LA CALIDAD DEL CONTROL INTERNO DE ESTOS COMPONENTES. SI NO n/a Comentarios
Comunicación organizacional:        
Se determina claramente la información que será comunicada a los Servidores Públicos de la Entidad?        
Están establecidas  las responsabilidades de comunicación interna que cada Servidor Público tiene con los demás Servidores para el ejercicio de sus cargos?        
Son pertinentes y oportunos los procesos de divulgación de los propósitos, estrategias, planes, políticas y manera de llevarlos a cabo?        
Las partes interesadas adquieren comprensión sobre los propósitos de la Entidad a partir de los procesos de comunicación interna?        
Comunicación informativa:        
Se tienen definidas las partes interesadas externos a quienes se tiene la obligación de comunicar los proyectos, su ejecución y los resultados obtenidos por la Entidad?        
Se tiene definida la información que será comunicada a cada uno de los públicos identificados?        
Están establecidas claramente las responsabilidades de Comunicación externa en cada uno de los procesos y actividades que configuran la operación de la Entidad?        
Se evalúa la utilidad, oportunidad y confiabilidad de la información que ha de ser comunicada a los públicos externos?        
Los procesos de Rendición de la Cuenta a los organismos de control del Estado son pertinentes y oportunos?        
Medios de comunicación:        
Existe la responsabilidad por el manejo de los Medios de Comunicación para que satisfagan los fines perseguidos por la Comunicación Organizacional?        
Los medios de comunicación utilizados son coherentes con los propósitos de Comunicación Externa?        
Se mide la efectividad de los Medios de Comunicación sobre los públicos externos?        
Se mide la efectividad de los Medios de Comunicación sobre los públicos internos?        
Las diferentes instancias de la Entidad le dan un apropiado manejo a los Medios de Comunicación?        
Información primaria:        
Existe cultura para obtener la información relacionada con el entorno, la comunidad y demás grupos de interés?        
Se cumple con la normatividad vigente sobre la existencia de medios que permitan recibir, procesar y dar respuesta a la comunicación y partes interesadas en forma eficiente y oportuna?        
Existen medios efectivos que permiten recibir, manejar y dar respuesta a las quejas y reclamos de los grupos de interés?        
La Información Primaria es tenida en cuenta por los Servidores Públicos para la implementación de las acciones y decisiones organizacionales?         
Información secundaria:        
Existen fuentes de Información Secundaria debidamente determinadas y canalizadas para el logro de los objetivos institucionales?        
La totalidad de los procesos/subprocesos de la Entidad contemplan las salidas de información necesaria a los grupos de interés internos y externos?        
La Información Secundaria se divulga y socializa entre los servidores de la Entidad?        
La Información Secundaria se utiliza en la rendición de cuentas e información a los diferentes grupos de interés?        
La información secundaria se presenta de manera razonable y es útil para la toma de decisiones gerenciales.        
Sistemas de información:        
Existen sistemas de información que canalizan la información que se genera a nivel institucional y la administran adecuadamente para su posterior utilización?        
Los Sistemas de Información son utilizados por los Servidores Públicos para cumplir de manera eficiente sus responsabilidades en relación con la función de la Entidad?        
Los Servidores Públicos conocen los Sistemas de Información que posee la Entidad?        
La información generada por los Sistemas de Información cumple con los parámetros de calidad requeridos?        

 

 

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Fuente: auditool.org

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