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Eficiencia de los Controles Antifraude

El 36.7% de las organizaciones que utilizan datos monitorizados y técnicas de análisis como parte de sus programas antifraude,  sufren un 54% menos de pérdidas por fraude y detectaron el fraude en la mitad del tiempo que las empresas que no utilizaban estas técnicas de detección.

PUNTOS DESTACABLES DEL ESTUDIO:

La mayoría de defraudadores no esperaban ser atrapados y el 83% cometieron fraude por primera vez. La duración media de los fraudes estudiados era de 18 meses i más del 32 % tuvieron una duración de 2 años, antes de salir a la luz.

La detección del fraude se revela en la mayor parte de los casos por seguimiento de pistas de confidentes, que dan evidencia de su existencia i en segundo lugar por auditorías de la empresa.

Las empresas que no disponen de controles anti-fraude, son más susceptibles de verse implicadas en tramas de apropiaciones indebidas de activos, consideradas las más costosas en termino de pérdidas provocadas por fraude.

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La falta de educación del Fraude, la mejor oportunidad de un perpetrador

Los delitos económicos son el virus y en muchos casos la mayor enfermedad que puede tener una corporación. Solo hasta que nos enfrentamos a ellos, sabemos la dimensión y el fondo del problema ya sea porque la negligencia, indiferencia o irresponsabilidad que ayudaron a que un caso de fraude, colusión o corrupción tomará vuelo.

Todos aquellos que trabajamos en las áreas administrativas y contables tenemos en nuestros hombros la inmensa responsabilidad de proteger a las organizaciones de eventos adversos; sin embargo, muchos fuimos educados bajo la luz de la buena fe y la ética donde los delitos económicos no tienen cabida; por lo tanto, los crímenes contra el patrimonio económico eran de otra esfera. Pero hoy en día, hemos visto como el delito crece a pasos agigantados y en muchos casos concluimos que la falta de conocimiento financiero y experiencia fueron uno de los motivos que acentuaron las pérdidas por fraude.

Cuando vamos al médico esperamos que algunos signos vitales como la presión arterial, temperatura, peso, índice de masa corporal, entre otros, le proporcionen al galeno la primera estimación de nuestro estado de salud. Posteriormente, algunos otros chequeos le ayudaran a definir en ciertos casos que está sucediendo y si la sintomatología lo requiere debemos acudir a un especialista determinado para obtener un diagnóstico más preciso.

Igual que los médicos y expertos en las ciencias de la salud, nosotros como contadores y administradores debemos pronosticar los casos de fraude. Para ello se requiere educación y experiencia, tanto como un médico lo requiere para ayudar a un paciente. Nosotros tenemos la responsabilidad de adelantarnos al fraude para evitarlo y detectarlo, y en el peor de los casos investigarlo.

Es por ello que el análisis de los estados financieros, el diagnóstico financiero y las valoraciones se deben realizar en forma proactiva y anticipada. No debemos esperar un requerimiento legal o negociación para proceder al levantamiento de toda la información pasada y la proyección del futuro empresarial. Un buen contador y administrador usa la información contable y financiera para detectar que cifras han cambiado y cuales no se alinean a las expectativas empresariales; también, tiene la capacidad de formular indicadores financieros que relacionan diferentes cuentas para detectar movimientos inadecuados; así mismo, tiene la experiencia para esclarecer un error y verificar si hay fraude. Un buen profesional contable y administrativo tiene las cifras corporativas en su cabeza y nunca las pierde de vista. Cada día revisa aquellos indicadores que le ofrecen más confianza para evaluar el comportamiento de la empresa. Es por ello que el análisis financiero y el diagnóstico financiero son las herramientas básicas para escuchar una organización en sus números y evidenciar que aquellos que se salen del curso normal del negocio. 

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Mecánica de entrevista en una auditoría forense

En las investigaciones por fraudes ocupacionales y delitos informáticos siempre debe existir un elemento presente a la hora de llevar a cabo técnicas que permitan a los investigadores resolver las hipótesis o ampliar una declaración de culpabilidad. Una de ellas es el interrogatorio, entrevista o cuestionamiento a los sospechosos o declarantes.

Como en cualquier técnica de investigación, entre mejor esté preparado el investigador en el interrogatorio, mejores serán los resultados.
 
Sin importar qué actitud tenga el sospechoso o declarante al momento de su entrevista, el investigador debe siempre mantener una postura tranquila, relajada y profesional, sin obedecer ni responder a provocaciones personales del entrevistado.
 

 

Las actitudes pueden variar de acuerdo a la posición del entrevistado (si está declarando haber cometido un delito o si es un sospechoso). Entre las actitudes más difíciles de manejar se encuentran el estar a la defensiva, ser inflexible, estar tensoimpaciente y exageradamente amigable.
 

TOME NOTA DURANTE EL INTERROGATORIO

 
El investigador debe tomar notas durante su interrogatorio. Si no toma notas, la entrevista estaría limitada en su valor y relevancia, porque lo hablado allí podría interpretarse y discutirse de otra manera diferente a la realidad. Tome notas precisas, no necesariamente tienen que reflejar textualmente lo hablado y tenga cuidado de no escribir cada palabra que se dice sino únicamente lo relevante y pertinente a los hechos. No haga que la entrevista se pare o sea lenta a razón de la toma de notas, para este caso siempre anote las palabras clave y mas adelante vuelva a ellas para ampliar la información. 

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Cuando el error se convierte en fraude

Actualmente vivimos en un entorno cambiante tanto en lo profesional como en lo personal. En el ámbito de las organizaciones, el constante cambio hace que las empresas se encuentren sometidas a constantes amenazas y oportunidades.
 
Las oportunidades son casi siempre aprovechadas por las organizaciones con el fin de mejorar su posición en el mercado, obtener mayores beneficios, eliminar competencia del mercado o expandirse y aumentar su cuota de mercado, entre otros. En cambio, las amenazas, siempre están presentes, pueden surgir del entorno o desde dentro de la propia organización.
 
1.      Diferencia entre error y fraude
 
La gran diferencia entre ambos conceptos es muy simple: intencionalidad. Cuando por parte de la persona no existe intencionalidad o ánimo de ocultación, se denomina error, aunque de la misma manera que en el fraude, el error puede ocasionar daños a la organización.
 
Cuando existe intencionalidad, se llama fraude y se define como un, engaño económico con la intención de conseguir un beneficio, y con el cual alguien queda perjudicado.

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¿Están los auditores internos obsesionados con el fraude?

La palabra “Obsesión” proviene del término latín obsessĭo que significa asedio. Podríamos decir que una obsesión representa una idea, palabra o imagen que se impone en la mente de una persona de forma repetitiva, fija y permanente, la cual domina a la misma.
 
Algunas de las obsesiones más comunes pueden ser:
 
Por la higiene: Lavarse las manos frecuentemente, no estrechar manos por miedo a contraer gérmenes de otras personas, no usar baños o teléfonos públicos, etc.
 
Por el orden: Mantener todo impecable, sin marcas o manchas. Tener todo ordenado y en su lugar en todo momento. Colocar cuadros, lápices y otros objetos alineados y rectos.
 
Por el acaparamiento: Necesidad de poseer todo tipo de objetos o bienes materiales, lo cual origina el acudir a centros comerciales, o cualquier tipo de tiendas o supermercados para adquirir cosas que no se necesitan.

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Auto-evaluación de calidad con validación independiente

Resulta obvio que la actividad de auditoría interna no solo debe incorporarse en las organizaciones para poder atender los requerimientos normativos que exijan su presencia en las mismas, sino que debe aportar los beneficios esperados en el proceso de control interno aplicados en estas.  
 
Por ello, como ya hemos tenido oportunidad de comentar en algunas otras ocasiones, uno de los aspectos que los responsables de las Unidades de Auditoría Interna deben implementar, pero también supervisar,  es el correspondiente al programa de aseguramiento y mejora de calidad de la actividad desarrolla, con el que alcanzar las expectativas de las partes interesadas en lo que se refiere al valor añadido que la actividad de auditoría interna debe generar.
 
En este sentido, el Marco Internacional para la Práctica profesional de Auditoría Interna, en su Artículo 1310  nos describe los requisitos del citado programa, separándolo en dos grandes apartados: las evaluaciones internas y las externas. Subdividiéndose ambos apartados en dos nuevas categorías; a saber:

Evaluaciones Internas: (i) Evaluaciones internas continuas y (ii) Evaluaciones internas periódicas. Según incidamos, respectivamente, en el  seguimiento continuo del desempeño de la actividad auditora, o en el cumplimiento de la definición de auditoría interna, el Código de ética y las Normas del Institute of Internal Auditors(IIA), realizadas ambas por personal de la propia Unidad de Auditoría Interna o, en el caso de las periódicas, por otros especialistas de dentro de la organización.

 Evaluaciones externas. A realizar al menos una vez cada 5 años por un equipo evaluador cualificado e independiente proveniente de fuera de la organización. Admitiéndose, no obstante, dos maneras de ejecutarlas:  1) Evaluaciones externas completas. 2) Auto-evaluación con validación externa independiente.

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Diversas formas de confeccionar los Planes de Auditoría en base a riesgos

Un aspecto básico para desarrollar una actividad de auditoría interna eficiente, es la seleccionar los entes auditables que se entiendan oportunos incluir en los planes de auditoría, ya que al ser nuestros recursos, como los que las demás  Unidades de la empresa, escasos, debemos hacer una adecuada identificación de los  temas a los que dedicaremos atención en los próximos meses. Motivo por el que las Normas del Instituto de Auditores Internos señalan que la planificación debe estar basada en riesgos, a fin de determinar las prioridades de nuestra actuación.
 
De acuerdo con lo que he podido conocer en la forma en el que este requerimiento normativo es atendido por las Unidades de Auditoría Interna a las que tenido la oportunidad de acceder, puedo comentar que aplicar esta modalidad de selección de trabajos es la más habitual, y es la que, salvo las excepciones en ámbitos en los que las exigencias de los supervisores son elevadas, es la que determina el mayor porcentaje de actividades a atender por Plan, destacando sobre las correspondientes a solicitudes del Comité de Auditoría y Gerencias, por tanto, hasta aquí todo perfecto.
 
No obstante lo anterior, creo que también es posible que nos encontremos con metodologías de aplicación de este principio, que no sean las más adecuadas, ya que de ellas se derivarían resultados que podríamos denominar no óptimos. Veamos algunos ejemplos.

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